Matriz de Análise de Processos Críticos - MAPC

 

A seleção das atividades a serem desenvolvidas pela Auditoria Interna deve ser feita com base em riscos e em consonância com os objetivos e as metas institucionais da Unidade Auditada. Isso implica que a Auditoria Interna deve direcionar seus trabalhos nos objetos de auditoria com maior exposição a ameaças que possam impactar o alcance dos objetivos da Universidade, ou seja, nos processos de maior risco.

 

A Auditoria Interna deve realizar a identificação prévia de todo o universo auditável, considerar as expectativas da alta administração e demais partes interessadas em relação à atividade de auditoria interna, bem como o processo de gerenciamento de riscos da instituição para a elaboração do seu Plano Anual de Auditoria Interna.

 

Como a UFG não tem instituído um processo formal de gerenciamento de riscos, a unidade de Auditoria Interna desenvolveu em 2021, uma metodologia para identificação de processos críticos, por meio de uma Matriz de Análise de Processos Críticos (MAPC), a fim de obter entendimento sobre os principais processos e dos riscos associados a eles. Com base nessas informações, a unidade elabora seu Plano Anual de Auditoria Interna, priorizando os processos ou unidades organizacionais de maior risco.

 

Esta coleta de informações sobre macroprocessos e riscos obedece as seguintes etapas:

 

1º . Preenchimento de planilha pelos gestores de cada área, com o mapeamento das estruturas organizacionais da Universidade e a definição dos principais macroprocessos.

 

2º . Avaliação e classificação de cada macroprocesso identificado pelos gestores por meio de perguntas, conforme sua:

- RELEVÂNCIA: Se tem relação direta com as estratégias e objetivos organizacionais constantes no PDI ou no plano de gestão e se estão diretamente ligados a área meio ou área fim.

- MATERIALIDADE: Se envolve recursos financeiros e qual o volume destes recursos.

- CRITICIDADE: Se há a identificação de riscos potenciais a realização de objetivos ou metas, se o processo está mapeado, se existem normas e regulamentos internos atualizados que amparam o processo, se houve auditoria no processo/área nos últimos três anos e se haveria necessidade de uma auditoria.

- OPORTUNIDADE: o entendimento do Gestor e da própria Auditoria Interna sobre a oportunidade/necessidade da realização de auditoria na área, baseada no seu conhecimento e experiência.

 

3º. A resposta a cada critério/pergunta recebe uma pontuação de 1 (Grau mínimo e não prioritária) a 5 (grau máximo e auditoria prioritária).

O Quadro abaixo resume os critérios e a pontuação estabelecida:

 

 

Tema	Critério	Pergunta	Resposta	Pontuação
3. RELEVÂNCIA	3.1 Relação com as estratégias organizacionais	3.1.1 Este processo tem relação direta com as estratégias e objetivos organizacionais constantes no PDI ou no plano de gestão?	a) Sim. Está diretamente ligado as estratégias e objetivos do PDI/Plano de Gestão	3
			b) Sim. Ligado as estratégias e objetivos do PDI/Plano de Gestão quando associado a outros processos	2
			c) Não tem ligação com as estratégias e objetivos do PDI/Plano de Gestão	1
	3.2 Processo Finalístico/Apoio	3.2.1 Qual a relevância do processo para a atividade fim (Ensino, Pesquisa e Extensão) da UFG?	a) Muito Relevante	3
			b) Relevante	2
			c) Não tem ligação com a atividade finalística da UFG	1
		3.2.2 Qual a relevância do processo na atividade meio (Atividades Administrativas) da UFG?	a) Muito Relevante	3
			b) Relevante	2
			c) Não tem ligação com a atividade meio da UFG	1
4. MATERIALIDADE	4.1 Volume de Recursos	4.1.1 O processo envolve recursos financeiros?	a) Sim. Acima de R$1 milhão	5
			b) Sim. De R$100 mil a 1 milhão	2
			c) Até R$100 mil ou não envolve recursos Financeiros	1
5. CRITICIDADE	5.1 Gestão de Riscos	5.1.1 O processo tem identificação de riscos potenciais a realização de objetivos ou metas de maneira formalizada?	a) Não tem identificação de riscos potenciais a realização de objetivos	3
			b) Tem a identificação de riscos potenciais a realização de objetivos mas de maneira não formalizada	2
			c) Tem a identificação de riscos potenciais a realização de objetivos de maneira formalizada	1
		5.1.2 O processo está mapeado?	a) Não é mapeado	3
			b) É mapeado mas de maneira não formalizada	2
			c) É mapeado de maneira formalizada	1
	5.2 Normas, Orientações e Regulamentos	5.2.1 Existem normas e regulamentos internos atualizados que amparam o processo (considerando normas e legislação atual)?	a) Não existem normas e regulamentos internos atualizados que amparam o processo	3
			b) Existem normas e regulamentos internos que amparam o processo mas estão desatualizados ou não estão sendo aplicados	2
			c) Existem normas e regulamentos internos atualizados que amparam o processo	1
6. OPORTUNIDADE	6.1 Avaliação do Gestor da Área	6.1.1 Qual o entendimento do Gestor sobre a oportunidade/necessidade da realização de auditoria na área, baseada no seu conhecimento e experiência.	a) É oportuno/necessário	3
			b) É razoavelmente oportuno/necessário	2
			c) Não é oportuno/necessário	1
5. CRITICIDADE	5.3 AUDITADO PELO TCU/CGU/AUDIN	5.3.1 Houve auditoria no processo/área pelo controle externo nos últimos três anos? Há necessidade?	a) Não auditado	5
			b) Auditado antes de 2020	2
			c) Auditado após 2020	1
6. OPORTUNIDADE	6.2 AVALIAÇÃO DA AUDIN	6.2.1 Entendimento da Audin sobre a oportunidade da realização de auditoria na área, baseada no seu conhecimento e experiência.	a) É oportuno/necessário	3
			b) É razoavelmente oportuno/necessário	2
			c) Não é oportuno/necessário	1

 

 

O resultado final, com a hierarquização de quais as atividades estão mais expostas a risco e com a consolidação feita pela Audin, é definido pela somatória de cada critério analisado, classificado pela pontuação obtida na soma total, materialidade, oportunidade, relevância e criticidade, respectivamente.

 

Em 2021, como piloto, a MAPC foi realizada com coleta de informações apenas das Pró-reitorias.

 

Em 2022, por ter sido período de transição de gestão e reorganização administrativa da UFG, optou-se por manter apenas as Pró-reitorias na MAPC, com atualização dos critérios de oportunidade e criticidade.

 

Em 2023, foi solicitado às Pró-Reitorias que atualizassem as informações da MAPC indicadas em 2021 e houve a inclusão das Secretarias na matriz.

 

Todas as Pró-Reitorias atualizaram a MAPC mas com relação às secretarias, apenas a SDH - Secretaria de Promoção da Segurança e Direitos Humanos, SECOM - Secretaria de Comunicação  e SIN - Secretaria de Inclusão atenderam à solicitação de preenchimento. SECPLAN - Secretaria de Planejamento e Avaliação, SETI - Secretaria de Tecnologia e Informação, SRI - Secretaria de Relações Internacionais e SEINFRA - Secretaria de Infraestrutura não responderam.

 

Sendo assim, foi estruturada a Matriz de Análise de Processos Críticos (MAPC) que pode ser consultada através do link MAPC 2023.